BPR×成果報酬　バックオフィス業務改善

プロレド・パートナーズはコンサルティングファームの新しい形を常に模索し、クライアントにとって最も成果につながる、企業価値を向上させるサービスを追求し続け、完全成果報酬でコンサルティングを手掛ける国内唯一の経営コンサルティングファームです。

企業概要

実例概要

生産工場の繁忙に伴い、資材発注や納品管理、従業員の労務管理などのバックオフィス業務を本社に集約したものの、業務が煩雑化・肥大化したことからBPOを検討していた。しかしBPOベンダーとの交渉の中で想定以上に費用が掛かることが判明し、身動きが取れない状況にあった。
これを受けて、業務の棚卸と不要業務の選別など業務のクリーニングを実施。加えて、業務プロセスの見直しのみで良い業務、アウトソース(BPO)するべき業務、システム化(AI/RPA)した方が効率が良い業務を明確にすることで、BPOやAI等への投資を抑制しながら、最終的にバックオフィス業務のコスト削減を実現した。

直面していた経営課題

工場での事務作業を本社に集約して間もなく、本部業務の仕事はアドオン式に増え続け、業務が煩雑になっていった。仕事量以上に人員が増加していたこともあり、既にBPOを検討していたが、どの業務をアウトソースすべきかの判断がつかず、手をこまねいていた。AIやRPAなどの導入も検討したが、知識のある人間が社内におらず、過去に業務効率化のシステムを外注して失敗した苦い経験から一歩踏み出せず、八方ふさがりの状態であった。

コンサルティングアプローチ

①投資コストの抑制と徹底的なムダ排除の両立

活動の全体的な流れは、①本部業務の棚卸を行う。②必要業務と不要・重複業務に分ける。③業務を適切に仕分ける(自社 or AI or BPO)。④その上で、業務連携上のムダを排除する。
この①～④の手順で、業務の簡素化や効率化を行い、AI/RPAやBPOへの投資コストを抑制しながら、ムダのない効率的なバックオフィス業務を構築した。

②業務仕分けによる適切な改善策設定

今回の活動でポイントとなったのは、システム化(AI/RPA)やアウトソース(BPO)などの改善策にマッチした業務を設定するための「業務仕分け」であった。
業務仕分けを正しく行わないと、AI/RPAやBPOへの投資効果が悪くなってしまうため、『何をシステム化するのか』『何をアウトソースするのか』を選別するために、業務の『複雑性』『頻度』、そして改善案の『スケールメリット』『初期投資』など、様々な視点から業務仕分けを行った。

実現効果

対象とした業務のプロセス見直しで11%の業務効率UP。RPAを導入することで、さらに8％の業務効率UP。BPOを進めることで、さらに業務の投資対効果を改善。結果として、バックオフィス業務のコストを22％削減することができた。