プロレド・パートナーズ プロレド・パートナーズ

Home
事例紹介
BPO (アウトソーシング)コスト適正化
works 29
works 29 事例29

BPO (アウトソーシング)コスト適正化

プロレド・パートナーズはコンサルティングファームの新しい形を常に模索し、クライアントにとって最も成果につながる、企業価値を向上させるサービスを追求し続け、完全成果報酬でコンサルティングを手掛ける国内唯一の経営コンサルティングファームです。

企業概要

クライアント業種 サービス業
企業規模(売上高) 800 億円

実例概要

当該クライアントは、これまでもバックオフィス業務効率化のために、繁閑差がある業務を中心にBPO(アウトソーシング)を活用した社内体制のスリム化を推進してきたが、より一層の収益向上を目指すことになり、BPOベンダーと協同で更なる業務効率化に取り組む計画を立案していた。
この計画実現に向けて、当該クライアントとBPOベンダー両社からのヒアリングを行った上で、業務の特性分析やパターン化を実施することで、業務効率化を実現し、最終的にBPO (アウトソーシング)コストを適正化することに成功した。

直面していた経営課題

中期経営計画の達成に向けて、より一層の収益向上を目指す中、外部支払コストについても適正化が求められていた。
外部支払コストの中で、バックオフィス業務の大半を委託しているBPOベンダーと業務効率化に取り組んでいたが、BPOベンダーは面従腹背で積極的な協力は得られず、改善余地がどこにあるかの見当もついていない状況にあり、活動は難航していた。
この背景には、当該クライアントから業務移管する際に、業務整理が不十分なままアウトソーシングしてしまっていたこと、加えて、BPOベンダーが情報公開に消極的な姿勢であったことが挙げられる。

コンサルティングアプローチ

1.委託業務特性のマトリクス分析

BPOベンダーへの支払コストを適正化するには、単に価格交渉や相見積もりといったアプローチでは、一時的な成果で終わることも多い。望ましアプローチは、BPOベンダーと協同で業務効率化を図り、改善成果を支払コストへ反映させる方法である。
そのためには、BPOベンダーが委託業務をどのように捉えているかを把握する必要があるが、方法論として業務特性分析が有効である。
本事例では、確立性(定型的な業務か否か)と制約性(業務フローやルールの変更が可能か否か)の二軸で業務特性分析を行い、委託業務の現状が、どのような特性を持ち、4象限のどこに該当するのかを診断した。

診断の結果、委託業務は象限④カスタムメイド型に該当することが判明した。この象限では、当該クライアントから委託された業務について、BPOベンダーが本来保有する業務フローに乗せて運用することができないため、BPOベンダーでは、マンパワーで業務処理を行う労働集約型の運営となってしまっていた。

 

2.業務のパターン化

バックオフィスの業務は、一つ一つの業務ボリュームが少なく、単発的な業務が増えることが多い。本事例においても、業務が細分化されており、人事領域だけでも業務数が100を超えていた。
従って、個々の業務毎に改善施策を検討すると、膨大な時間を要するため、業務をパターン化し、100以上あった業務を、A~Cの3パターンに分類して、パターン毎に改善策を立案することとした。
尚、パターン化にあたっては、IPO分析(Input、Process、Output)をベースに、当該クライアントとBPOベンダーの双方からヒアリングを実施することで、精度向上を図った。

業務パターン化の事例

 

実現効果

業務をパターン化して3つまで絞り込んだことで、業務に対する当該クライアントとBPOベンダー双方の認識合わせが容易となった。
認識の合致を確認した後、委託業務特性に応じたBPOベンダーとの協力体制を敷くことで、協同で業務効率化に取り組める状態となり、最終的にBPO (アウトソーシング)コストを12.7%削減することができた。