総務部主導で考えるコスト削減とは？7つのコスト削減アイデアを紹介

コスト削減は企業経営にとって重要な施策です。無駄なコストを削減することによって営業利益率を上げ、損益分岐点を下げることで非常事態でも利益を確保しやすい事業体質になることが出来るからです。

会社からコスト削減をやるように言われているが何から手をつけて良いかわからない、どうやって削減したらわからないという総務部門の方はぜひ参考にしてみてください。

総務でコスト削減するために必要なステップ

コスト削減に取り組むにあたって重要なポイントは「事前分析」です。まずは年間で何にいくら支払っているのかを全体把握し、どの費用を削減すべきかを判断しましょう。

全体把握をする方法としては総勘定元帳を分析するのがおすすめです。処理データの集合体である総勘定元帳から分析するにはデータの加工が必須ですが、全社の支払いデータを一括で確認できメリットがあります。

年間支払額の大きいものや取引先との契約更新タイミングが近いもの、市況トレンドが下落傾向にある費用が削減見直しの優先順位の高いものと考えられます。このような観点からコスト削減に取り組む優先順位を付け、最優先費用から着手していきましょう。

総務で主導すべきコスト削減の重要性

総務部門の業務範囲は多岐にわたります。社内の問い合わせ対応やオフィス施設や設備などの管理業務、社内行事やイベントの企画・運営まで、さまざまな業務をこなす必要があります。会社によっては人事の仕事も併せてやっているというケースも少なくありません。

しかし、その多岐に渡る業務を行っているからこそコスト削減に向いている部署と言えるのです。一言でコスト削減と言っても何を削減するかによって会社に及ぼす影響が異なります。例えば、広告費のように集客に直接つながる費用を削減したことによって、集客が下がり売り上げが減ってしまってはコスト削減した意味がありませんよね。

間接材のコスト削減であれば企業の売り上げや将来性に影響を及ぼすことはありません。この間接材に一番携わっているのが総務部門だといえます。会社の生産性向上を目指し、ぜひ総務部門主導でコスト削減を進めていきましょう

総務における7つのコスト削減アイデア

総務部門で取り組めるコスト削減の費用は多く存在しますが、ここではその中から7つをご紹介します。自社でも取り組める内容となっていますので出来ることから取り組んでいきましょう

1.支払手数料（クレジットカード手数料）

支払手数料とは、金融機関の振込手数料、弁護士や会計士等の外部の専門家に対する報酬や、不動産業者に支払う仲介手数料を指します。ここではクレジットカード手数料の削減について取り上げます。

• クレジットカード会社各社に、料率の削減交渉を行う
  ポイント：クレジットカード利用総額と業種、与信等で料率は設定されるが、協議によって下げることは可能

• 料率の高いクレジットカード会社のカード利用頻度を減らす
  ポイント：料率の低いカードのステッカーをより見やすい位置に貼る。

• 料率の高いクレジットカード会社のカードは解約する
  ポイント：解約時の影響（当該カードを利用している既存顧客層への影響等）をよく精査する必要がある

2.エネルギー費（電気）

エネルギー費にはガス代も含まれますが、ここでは企業において使用が多く、コスト削減効果の高い電気代について取り上げます。使用量を削減する方法と、契約している電力会社やプランの切り替えによりコスト削減する方法があります。

• ロビー、ホール、事務室等、部屋・場所に応じた温度を設定する。
  ポイント：空調場所、部屋の用途に応じた適切な空調温度に設定し無駄な運転を防止する。（事務所における政府推奨の夏期冷房設定温度は28℃、冬期暖房設定温度は19℃）

• LED照明を導入する
  ポイント：白熱電球に比べ電力の利用効率が高く、例えば「白熱電球60W型に相当する明るさ」というLED電球の消費電力は10W程度である。

• 電気料金の支払い方法を見直す
  ポイント：口座振替にすることで、割引が適用される場合がある。

3. 事務・消耗品費

事務・消耗品費とは、ボールペン、ハサミ、のり、伝票類の作成や事務処理に係る費用のことです。会社一括購入により単価を下げる方法や、従業員のコスト意識を高めることによって数量を削減する方法等があります。

• 基本的にすべての商品に対して価格交渉を行う
  ポイント：今まで購入している事務用品や消耗品はすべて協議を行う。

• 総務部門の一括購入とする。
  ポイント：購入部門を1つにまとめて管理することで、各部署で制限なく購入してしまう状況を防ぐ。

• ＰＣにインストールするソフトは使用するものだけにする
  ポイント：職種等によって使用しないソフトも存在するので、それぞれの社員に合わせて必要なソフトだけをインストールする。

4.出張費・交通費

出張・交通費とは、役員や従業員が通勤や業務で移動する際に必要となる旅費や交通費を指します。旅費には宿泊費のほかに出張手当等も含みます。旅費規程の策定、見直し等によりコストを削減することが可能です。

• 安価な経路での通勤を徹底する
  ポイント：複数の通勤経路がある場合は、社員の申告制ではなく、会社が指定した最も安い経路での通勤を義務化する。

• 航空券取得は総務で一括管理をする
  ポイント：マイル等の観点で航空会社を指定せず、その都度安いチケットを購入する。

• ポイントやマイルは会社に帰属させて、割引を受ける
  ポイント：総務部等で一括で購入・予約することで、割引を総務部で享受する。

5.通信費

通信費とは、電話、FAX、インターネットにかかる費用です。最適なプランの選定が最も重要なポイントになります。

• 定期的に複数の通信業者にプランの提案を依頼し、最適なプランを選定する。
  ポイント：コストと運用面のバランスが最適なプランを選定する。

• 不要な有料プランは解約する。
  ポイント：携帯電話であればキャッチホン、電話帳バックアップ等の有料オプションについて、不要であれば解約する。

• 拠点ごとになっている契約を集約する
  ポイント：店舗等複数拠点がある場合、個々で契約するのではなく、本社等一箇所に契約を集約することで、割引率を高める。

6．コピー料金（複合機）

コピー料金とは、複合機の本体価格と月々のチャージ料金を指します。複合機本体はリース形式が一般的となっています。チャージ料金はコピーの使用枚数1枚ごとに課金される形式となっており、保守と併せて保守点検費用という名目になっています。

• 業者にカウンター料金の単価を交渉する
  ポイント：複数社に相見積をとる。定期的に料金の見直しを依頼する。

• 使用枚数を月ごとに集計、掲示する
  ポイント：毎月使用枚数を掲示することで、コストへの意識を高める。

• 保守契約を切り替える
  ポイント：2台以上の場合、フルメンテナンス契約から、必要に応じて依頼するスポットメンテナンス契約に切り替える。1台のみ場合、故障時は素早い修理が必要なので、フルメンテナンス契約において交わしておいた方が良い。

7.損害保険料

損害保険料とは、事業を万が一の事故や災害等のリスクから守るために掛けた保険料を指します。自動車保険や自賠責保険、事業所の火災保険などがこれに当たります。保険に関しては定期的な見直しが効果的です。不要な特約に入っていないか、限度額は適正かといった部分に削減の余地があります。

• 必要な保険金額の見直しを行い、最適な保険金額にする
  ポイント：事故があった際に支払われる金額が必要十分であることを確認する。

• 事故が減るためのリスクマネジメント講習を開く
  ポイント：リスクマネジメント講習を行うことで、保険料を削減できる場合がある。

• 免責金額を設定する
  ポイント：免責を設定することで、保険料は下がることが多いが、保険料が支払われない場合も出てくる。

• 3～5年の長期化を行う
  ポイント：保険期間の長期化で割引が受けられる場合があるが、一括での支払いが必要となる。

ノンコア業務のアウトソーシング

人材不足・人手不足を補うためにはアウトソーシングを有効的に活用すべきです。活用方法の一つとしてノンコア業務のアウトソーシングをお勧めしています。それは、ノンコア業務をアウトソーシングすることで、コア業務や新規事業には自社の優秀な人材に専念させることで売上UPや経営改善を望めるからです。

人件費は経費の中で大きな比率を占める費用ですが、安易に削減することは会社全体の事業活動に影響するため削減が大変難しい費用です。そこでアウトソーシングを活用することによる人件費の低減を検討してみてはいかがでしょうか。

アウトソーシングについてさらに詳しく知りたい方はこちらのコラムもご覧ください。

＜業務効率化とコスト削減を実現するアウトソーシングとは＞

まとめ              

総務部門がコスト削減に取り組むべき理由と、削減手法についてご紹介しました。ご紹介した費用以外の削減についてもそれぞれの費用の特徴にあった削減方法が存在します。プロレド・パートナーズで自社でのコスト削減に役立つガイドラインを無料でダウンロードできる資料をご用意しておりますのでぜひご覧ください。

また、プロレド・パートナーズでは人件費と研究開発費を除くコストを間接材コストと名付け、間接材コストの削減を専門に取組んでおります。自社で取り組んだが行き詰っている、そもそも何から始めていいかわからないなどのお悩みをお持ちの方はお気軽にご相談ください。